Sicherheitsbewusstsein stärken: Automatische Erinnerungen an Security-Trainings mit Power Automate 

In einer Zeit, in der Cyberbedrohungen immer häufiger und ausgefeilter werden, ist das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter eine der wichtigsten Verteidigungslinien eines Unternehmens. Regelmäßige Security-Trainings, insbesondere zu Themen wie Phishing-Aufklärung, sind entscheidend, um das Risiko von Sicherheitsvorfällen zu minimieren. Doch wie stellt man sicher, dass alle Mitarbeiter diese Schulungen rechtzeitig und vollständig absolvieren? Hier kann Power Automate als leistungsstarkes Tool zur Prozessautomatisierung einen entscheidenden Beitrag leisten. 

Die Herausforderung: Sicherheitstrainings auf Kurs halten 

Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern regelmäßige Schulungen zu IT-Sicherheit und Phishing an. Trotz der besten Absichten kann es jedoch vorkommen, dass Mitarbeiter ihre Trainings nicht innerhalb der vorgegebenen Fristen abschließen. Dies kann auf eine Vielzahl von Gründen zurückzuführen sein – von vollen Terminkalendern bis hin zu einfachen Vergesslichkeiten. 

Das manuelle Nachverfolgen und Erinnern von Mitarbeitern durch HR- oder IT-Teams ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Ein verpasster Schulungstermin kann jedoch schwerwiegende Folgen haben, wenn ein ungeschulter Mitarbeiter auf einen Phishing-Angriff hereinfällt. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, einen effizienten und zuverlässigen Mechanismus zur Nachverfolgung und Erinnerung an Schulungen zu implementieren. 

Die Lösung: Automatische Erinnerungen mit Power Automate 

Power Automate bietet eine elegante Lösung für dieses Problem. Mit dieser Plattform können Unternehmen Workflows erstellen, die automatisch Erinnerungen an Mitarbeiter senden, die ihre Sicherheitsschulungen noch nicht abgeschlossen haben. Dieser Ansatz stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter rechtzeitig an seine Schulungen erinnert wird, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. 

So funktioniert der Workflow: 

1. Anbindung an die Schulungsdatenbank: Zunächst wird Power Automate mit der Schulungsdatenbank des Unternehmens verbunden. Diese kann in Form einer SharePoint-Liste, einer Excel-Datei, einer Datenbank oder eines Learning Management Systems (LMS) vorliegen. Der Workflow greift auf diese Datenbank zu, um den aktuellen Schulungsstatus jedes Mitarbeiters zu überprüfen. 
2. Festlegung der Bedingungen: Im nächsten Schritt werden Bedingungen definiert, die bestimmen, wann eine Erinnerung gesendet werden soll. Beispielsweise könnte der Workflow so eingestellt werden, dass eine Erinnerung gesendet wird, wenn ein Mitarbeiter sein Training innerhalb von 7 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum nicht abgeschlossen hat. Weitere Bedingungen könnten festgelegt werden, um Eskalationen an Vorgesetzte oder HR durchzuführen, wenn eine Schulung mehrfach nicht abgeschlossen wurde. 
3. Automatisierte Benachrichtigungen: Wenn die festgelegten Bedingungen erfüllt sind, wird automatisch eine Benachrichtigung ausgelöst. Diese Benachrichtigungen können als E-Mail oder als Nachricht in Microsoft Teams gesendet werden. Der Inhalt der Nachricht kann personalisiert werden, um den Mitarbeiter direkt anzusprechen und ihn an die Bedeutung des Trainings zu erinnern. 
4. Wiederholung des Workflows: Der Workflow kann so eingerichtet werden, dass er regelmäßig ausgeführt wird – beispielsweise wöchentlich oder monatlich – und Erinnerungen wiederholt, bis die Schulung erfolgreich abgeschlossen wurde. Dies stellt sicher, dass keine Schulung in Vergessenheit gerät. 

Vorteile der automatisierten Erinnerungen 

Die Implementierung eines solchen Workflows bringt zahlreiche Vorteile mit sich: 

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung entfällt das manuelle Nachverfolgen von Schulungen, was das HR- und IT-Team entlastet. 
• Zuverlässigkeit: Der Workflow sorgt dafür, dass keine Schulungen übersehen werden, was das Risiko von Sicherheitsvorfällen durch ungeschulte Mitarbeiter verringert. 
• Proaktive Sicherheitskultur: Regelmäßige und gezielte Erinnerungen fördern eine proaktive Sicherheitskultur im Unternehmen und sensibilisieren die Mitarbeiter kontinuierlich für Cyberbedrohungen. 
• Anpassungsfähigkeit: Der Workflow kann leicht an spezifische Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, z.B. durch Eskalationsstufen oder die Integration zusätzlicher Sicherheitschecks. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie Sie den Workflow erstellen 

Definition der Schulungsdaten als SharePoint Liste

Für die einfache Speicherung der geplanten und ausgeführten Trainings gehen wir für dieses Beispiel von den folgenden SharePoint Listen aus

Erstellen des Flows

Es werden mindestens zwei Flows benötigt. Der erste ist für die Verwaltung von Trainings und der zweite für die Erinnerungen.

Starten Sie in Power Automate und wählen Sie die Option, einen neuen „Geplanter Cloud-Flow“ zu erstellen. Wählen Sie einen Namen und den Ausführungszeitpunkt, wie oft der Workflow ausgeführt werden soll (z.B. wöchentlich MO-FR). 

Als nächstes rufen wir die Trainings ab, die im Status Veröffentlicht sind und das aktuelle Datum noch im Rahmen des Trainingszeitraums liegt.

Fügen Sie dazu Elemente abrufen mit dem Abfragefilter ein:

Training_Status eq 'Veröffentlicht'

Bedingungen definieren

Fügen Sie nun die Aktion Auf alle anwenden ein und wählen die Quelle von Element abrufen aus. Als zweiten Schritt muss hier nun das Datum berechnet werden. Dazu die Aktion Zu Zeit hinzufügen einfügen und das Basiszeit die Spalte Veröffentlicht am einfügen mit dem Intervall Dauer Training und Zeitintervall Tag.

Zum Schluss die Aktion Bedingung einfügen, um die Regeln für die Versendung der E-Mail Erinnerung zu definieren. Hier kann der neu berechnete Wert (Ende des Trainings) verglichen werden mit dem aktuellen Datum und ob das Veröffentlicht am Datum kleiner als heute ist.

Benachrichtigungen einrichten

Fügen Sie einen Schritt hinzu, um eine E-Mail oder eine Teams-Nachricht an die betreffenden Mitarbeiter zu senden. Personalisieren Sie die Nachricht, um die Wichtigkeit der Schulung zu unterstreichen. 

Workflow testen und implementieren

Der Flow sollte in etwa so am Ende aussehen. Nutzen sie die weiteren Felder der Listen, um ggf. Zielgruppen-Postfächer als Adressat der E-Mail zu nutzen oder die E-Mail Texte aus einer anderen Quelle zu laden und einzufügen.

Testen Sie den Workflow mit einigen Testdaten, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert. Implementieren Sie den Workflow schließlich in Ihrem Unternehmen. 

Fazit: Mehr Sicherheit durch Automatisierung

Die Automatisierung von Erinnerungen an Security-Trainings mit Power Automate ist ein einfacher, aber wirkungsvoller Schritt zur Verbesserung der Sicherheitskultur in Unternehmen. Indem Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter rechtzeitig an wichtigen Schulungen teilnehmen, reduzieren Sie das Risiko von Cyberangriffen und tragen zu einer sichereren digitalen Umgebung bei. 

Nutzen Sie die Möglichkeiten von Power Automate, um Ihre Sicherheitsprozesse zu optimieren und eine proaktive Sicherheitskultur in Ihrem Unternehmen zu fördern. Die Investition in solche Automatisierungen zahlt sich nicht nur in puncto Sicherheit aus, sondern auch durch die Entlastung Ihrer HR- und IT-Teams.